Refurbished für Selbstständige und Firmen: Rechnung und Steuer

Für Selbstständige, Freiberufler und kleine Firmen sind refurbished Laptops, Smartphones und Tablets eine günstige Möglichkeit, Arbeitsgeräte auszustatten. Beim Kauf gibt es aber Unterschiede zu Neuware, die du vorher kennen solltest.

Differenzbesteuerung: Was heißt das?

Händler, die gebrauchte Ware ankaufen und weiterverkaufen, dürfen unter bestimmten Voraussetzungen die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG anwenden. Dann wird die Umsatzsteuer nur auf die Handelsspanne berechnet, nicht auf den gesamten Verkaufspreis. Für dich als Käufer bedeutet das: Auf der Rechnung steht keine gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer, meist mit dem Vermerk „Differenzbesteuerung gemäß § 25a UStG“. Einen Vorsteuerabzug gibt es dafür nicht.

Nicht jeder Händler wendet das an. Manche verkaufen refurbished Geräte regelbesteuert mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, etwa wenn sie Geräte vom Hersteller oder aus Leasing-Rückläufern beziehen. Dann kann ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen die Vorsteuer nach den üblichen Regeln geltend machen. Welche Variante gilt, entscheidet der Händler und kann auch je nach Gerät unterschiedlich sein.

Preise richtig vergleichen

Ein Vergleich von Preisen muss das berücksichtigen: Bei Differenzbesteuerung ist der angezeigte Preis dein Gesamtbetrag. Bei Regelbesteuerung bezahlst du den angezeigten Preis ebenfalls, kannst als vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen aber die enthaltene Umsatzsteuer zurückholen, sodass der Nettopreis niedriger ist. Wir vergleichen auf unserer Seite die Endpreise inklusive Versand, wie sie auch Privatkunden zahlen; die steuerliche Behandlung des einzelnen Angebots siehst du beim Händler.

Worauf du bei der Rechnung achten solltest

• Rechnung auf deine Firma ausstellen lassen (Name, Anschrift, ggf. USt-IdNr.), am besten schon bei der Bestellung im Adressfeld oder in den Bemerkungen angeben.
• Modell, Seriennummer und Zustand sollen auf der Rechnung oder dem Lieferschein stehen; das hilft bei Garantiefällen und bei der Inventarisierung.
• Vermerk zur Umsatzsteuer prüfen: Differenzbesteuerung oder ausgewiesene Umsatzsteuer.
• Zahlungsart so wählen, dass die Zahlung nachvollziehbar ist (Überweisung, Kreditkarte, Zahlungsdienst).
• Rechnungen und Belege aufbewahren: Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen kennt dein Steuerberater.

Absetzen: Was du wissen solltest

Geschäftlich genutzte Geräte kannst du als Betriebsausgabe oder über Abschreibung (AfA) steuerlich geltend machen, auch wenn sie gebraucht oder generalüberholt sind. Für günstige Geräte gibt es Sonderregeln für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) mit einer Wertgrenze, bis zu der eine Sofortabschreibung möglich ist. Die aktuelle Grenze und die für dich beste Lösung prüft dein Steuerberater, denn Regeln und Grenzen können sich ändern.

Garantie und Gewährleistung bei Firmenkäufen

Wichtig: Als Unternehmer bist du kein Verbraucher. Das gesetzliche 14-tägige Widerrufsrecht für Fernabsatz gilt dann in der Regel nicht, und die gesetzliche Gewährleistung kann bei Gebrauchtware verkürzt sein. Freiwillige Händler-Garantien und Rückgabeoptionen gelten teils trotzdem; sie stehen in den Bedingungen des Händlers. Die Grundlagen für Privatkunden erklärt Garantie, Gewährleistung und Widerruf. Bei Käufen für die Firma immer die Händlerbedingungen für Geschäftskunden lesen.

Welche Geräte sich für Firmen anbieten

• Business-Laptops (ThinkPad, Latitude, EliteBook): robust, gut reparierbar, oft mit Dockingstation. Siehe Business-Laptop-Modelle erklärt und Business-Laptops im Vergleich.
• Business-PCs und Mini-PCs für feste Arbeitsplätze: Business-PCs refurbished.
• iPhones und iPads für Außendienst und Praxis. Vorher die Update-Versorgung prüfen: Wie lange gibt es Updates?

Wenn du mehrere Geräte auf einmal kaufst, lohnt sich eine Anfrage beim Händler nach Staffelpreisen oder Rahmenverträgen; das steht selten im Shop.